Verlagssoftware im Vergleich: worauf es ankommt

Diese Seite hilft Verlagen bei der Auswahl von Verlagssoftware und Redaktionssystem. Sie nennt die Punkte, an denen sich Anbieter messen lassen, und sagt offen, was Adpressa kann und was nicht.

Was eine Verlagssoftware abdecken sollte

Eine Verlagssoftware ersetzt nicht nur das Redaktionssystem. Sie hält Redaktion, Heft, Webportal, Anzeigen, Abos und Rechnungen in einem Bestand zusammen. Je mehr davon in einem System liegt, desto weniger wird kopiert.

• Redaktion und FreigabeArtikel mit Versionen, Freigabe durch Menschen, Prüfung vor der Veröffentlichung.
• Satz und UmbruchSeiten für das Heft und eine druckfertige Ausgabe für die Druckerei.
• AnzeigenverwaltungKunden, Preislisten, Aufträge und Platz im Heft, dazu die Rechnung.
• Abo-Verwaltung und ZahlungAbonnements mit Tarifen, Adressbuch, Lastschrift und Zuordnung der Zahlungen.
• Webportal und ePaperDie Website des Verlags, Zugang für Leser und das ePaper je Ausgabe.
• NewsletterAusgaben aus veröffentlichten Artikeln, mit Einwilligung und Abmeldung.
• Schnittstellen und DatenexportZugriff für andere Systeme und ein Export Ihrer Daten.

Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten

Ein Vergleich von Verlagssoftware gelingt am besten mit denselben Fragen an jeden Anbieter. Die Antworten sollten schriftlich vorliegen.

• Wo liegen unsere Daten?Fragen Sie, ob jeder Verlag einen getrennten Bereich hat und wer Zugriff hat.
• Wie kommen wir wieder heraus?Fragen Sie nach einem Gesamtexport, den Sie selbst auslösen, und nach dem Löschkonzept.
• Wie lange läuft der Vertrag?Fragen Sie nach Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist.
• Was ist nicht enthalten?Fragen Sie nach Grenzen, Lizenzen Dritter und Anbindungen, die erst geprüft werden müssen.
• Wie arbeitet die KI?Fragen Sie, ob sie nur vorschlägt, wer entscheidet und wo Kosten und Aufrufe nachzulesen sind.

Komplettsystem oder einzelne Programme

Manche Verlage kombinieren ein Redaktionssystem, ein Layoutprogramm, eine Anzeigenverwaltung, eine Abo-Verwaltung und ein Web-CMS. Das kann passen, verlangt aber Übergaben zwischen den Programmen.

Ein Komplettsystem hat diese Übergaben nicht, bindet aber mehr Aufgaben an einen Anbieter. Prüfen Sie deshalb, wie offen die Schnittstellen sind und was ein Wechsel kostet.

• MedienbrücheJede Übergabe ist eine Stelle, an der Texte abgetippt oder Fassungen verwechselt werden.
• StammdatenKunden, Bezieher und Inserenten sollten einmal vorkommen, nicht in drei Listen.
• FreigabeGilt dieselbe Freigabe für Heft, Portal und Newsletter, oder wird dreimal entschieden?
• AusstiegEin Export und offene Formate halten Sie handlungsfähig.

Wie Adpressa diese Punkte erfüllt

Adpressa ist ein Komplettsystem für Verlage mit Heft und Website. Die folgenden Punkte gehören zum Grundpreis, Module und Addons kommen für besondere Aufgaben dazu.

• RedaktionArtikel mit Versionen, Freigabe durch Menschen mit Vier-Augen-Regel, Prüfwerk mit Hausstil und Rechtschreibung.
• HeftHeftplan mit Seitenbudget, Umbruch am Bildschirm, Satz als PDF/X-4 und ePaper je Ausgabe.
• AnzeigenAufträge mit Platz im Heft, Kleinanzeigen mit Bezahlung im Portal, Rechnungen und E-Rechnungen am Auftrag.
• Abos und ZahlungAbonnements mit Tarifen, ein Adressbuch mit Dublettenprüfung, SEPA-Lastschrift als Datei, Kontoauszug camt.053 und Export im DATEV-Format.
• Webportal und NewsletterWebportal nach Vorlage je Verlag mit Paywall und Leserkonten, Newsletter mit Einwilligungsprüfung.
• DatenEin eigener Bereich je Verlag, getrennt auf Datenbankebene, mit Gesamtexport und Löschkonzept.
• VertragLaufzeit 12 Monate, monatliche Abrechnung, Verlängerung um 12 Monate, Kündigung drei Monate zum Ende der Laufzeit.

Was Adpressa nicht abdeckt

Eine ehrliche Entscheidungshilfe nennt auch die Grenzen. Diese Punkte sind bei Adpressa nicht enthalten oder noch zu prüfen.

• Kein Layoutprogramm für jede EinzelseiteSeiten entstehen aus Vorlagen, im Spaltenraster und mit Stilvorlagen. Wer jede Seite frei gestaltet, übernimmt die Artikel als ICML.
• Druck und VersandSie bekommen das PDF/X-4 und die Adressdatei, die Druckerei und der Lettershop bleiben Ihre Partner.
• RechtstexteImpressum, AGB und Datenschutzerklärung Ihres Portals liefern Sie.
• Lizenz der SatzsoftwareDie Lizenz für den Betrieb ist noch offen, bis dahin trägt jede Seite das Wasserzeichen der Testfassung.
• Anbindung an den DruckleitstandSie fehlt, weil die Formate der Hersteller nicht vorliegen. Die Druckerei bekommt das PDF/X-4.
• Meldeformate der Grossisten und AuflagenmeldungFeste Formate der Grossisten sind nicht eingebaut, ein Verfahren für die Auflagenmeldung ist nicht gebaut.

So gehen Sie bei der Auswahl vor

Legen Sie fest, welche Abläufe Ihr Verlag heute in mehreren Programmen erledigt, und lassen Sie sich jeden Anbieter an diesen Abläufen zeigen. Bei Adpressa geschieht das in der Demo, mit Ihren Fragen und ohne Verkaufsfolien.

Wer aus einem Altsystem kommt, prüft den Import. Adpressa übernimmt Artikel und Abonnenten aus WordPress, CSV und Excel, erst geprüft und dann übernommen.

Demo vereinbaren Fragen? Zur Kontaktseite